Reiservaring in de tropen telt als een pluspunt, maar is niet noodzakelijk. Een afgeronde beroepsopleiding is een pré. Vrijwilligers betalen hun reis- en verblijfkosten zelf. Voor alle vrijwilligers geldt een uitzendtermijn van minimaal 6 maanden. Kandidaten die zich schriftelijk bij Horizon Holland hebben aangemeld kunnen na oriëntatiegesprekken worden uitgezonden. De uitzending is pas definitief wanneer een uitnodiging van de gastland organisatie is ontvangen. De begeleiding gebeurt door oud Horizon vrijwilligers in werkgroepen voor de betreffende regio.

Deze Werkgroepen bestaan uit teruggekeerde veldwerkers en minimaal één bestuurslid van de stichting. De werkgroepen proberen het aanbod van vrijwilligers zo goed mogelijk af te stemmen op de verzoeken uit het veld. Wanneer de vrijwilliger qua opleiding past in het profiel, voeren werkgroepleden de oriëntatiegesprekken. Veldwerkers kunnen na terugkeer in Nederland in voorkomende gevallen toetreden tot een werkgroep.

In de voorbereidingsfase wordt de vrijwilliger gevraagd documenten m.b.t. benodigde visa, vaccinaties, verzekeringen, vliegpassage, gewaarmerkte diploma's e.d. te overleggen. Tevens ondertekent de vrijwilliger een gedragscode waaraan men zich in het veld belooft te houden. Deze overeenkomst betekent dat men maandelijks rapporteert over de activiteiten in het veld. Deze informatie wordt in Nederland gebruikt ter ondersteuning van fondsenwerving voor het project.